Anatomía de la tarea perfecta: cómo definir tareas en un proyecto

Ya te has enfrentado a bajar a la tierra esa idea de proyecto y has utilizado la metodología Kanban para hacerlo, Seguramente ahora te encuentras con un listado de tareas en el estado Idea, Sin iniciar o Backlog y ya quieres empezar a ejecutar tareas para que tu proyecto vaya cogiendo forma.

Lo sé, quieres empezar cuanto antes.

Pero ahora te pregunto, ¿te has parado a definir al detalle lo que necesitas de cada una de las tareas? ¿has recopilado toda la información, materiales y demás recursos que vas a necesitar para trabajar en cada uno de los pasos que vayas dando para sacar adelante tu proyecto?

En este post te presento cómo es la anatomía de la tarea perfecta. Qué información debes recopilar antes de cada una de las tareas para ponerte manos a la obra.

¡Comenzamos!

¿Por qué es importarte definir las tareas correctamente antes de comenzar a trabajar en ellas?

En muchas ocasiones, tenemos tantas ganas de comenzar nuestros proyectos, de avanzar, de empezar a ver materializados los primeros pasos de nuestro proyecto, que nos ponemos a trabajar sin un poquito de cabeza.

Nos disponemos a empezar con esa primera tarea que tenemos en nuestra lista de Ideas o Backlog y de repente… te das cuenta de que no tienes todo el material que necesitabas para abordarla. Te falta buscar información, recopilar imágenes, consultar con expertos… ¡no puedes comenzar con la tarea!

Definir una tarea correctamente, recopilando toda la información necesaria antes de empezar con ella, te va a ayudar a:

  • No perder el foco de la tarea una vez que empiezas con ella.
  • Recopilar en un mismo lugar toda la información que necesitas.
  • Saber de antemano cuánto tiempo te va a llevar ejecutar la tarea.
  • Cuanto más accesible tengas todos los recursos necesarios, antes acabarás la tarea.
Definir una tarea correctamente te va a ayudar a no perder el foco, recopilar toda la información en el mismo lugar y saber de antemano cuánto tiempo te va a llevar realizar una tarea. Clic para tuitear

Y es que puede parecer farragoso e incluso un stopper plantearse el tener recopilada toda esta información antes de empezar con la tarea pero, créeme, esto no va a hacer más que facilitarte el trabajo, además de permitirte disfrutar en el camino.

Anatomía de la tarea perfecta

Y, ¿qué tiene que tener una tarea para que esté lista y comenzar a trabajar en ella? Vamos a verlo a continuación:

  • En primer lugar, tiene que tener bien definido un resumen de la tarea a realizar. Ese será el título de tú tarea.
  • Después, tiene que tener establecido en qué estado está. Antes de comenzar una tarea y mientras estás recapitulando toda la información de ella, estará en el estado Sin iniciar o Backlog.
  • Fecha tope. Importantísimo. Es muy importante tener siempre presente en qué fecha tiene que estar finalizada la tarea.
  • Prioridad. Si establecemos una prioridad a la tarea, siempre sabremos cual hacer antes si dos coinciden en fecha tope.
  • Descripción de la tarea. Si bien en el primer punto habíamos dicho que es importante tener un resumen de la tarea cómo título, en este apartado ya podemos extendernos todo lo que queramos para dejar bien definido cual es el trabajo que tenemos que realizar.
  • Materiales. En este punto, tenemos que recopilar todos los materiales que nos serán necesarios para abordar la tarea: imágenes, documentos, páginas webs… todo! Tener recopilado en un mismo lugar todo lo necesario para abordar la tarea nos va a ayudar a después ir más ágil ejecutando la tarea.
  • Subtareas. ¿Para terminar la tarea que te traes entre manos hay que finalizar tareas previas? Este es el momento de definir qué subtareas componen la tarea general.
Anatomía de una tarea en Notion
Anatomía de una tarea en Notion

Pasando del estado Sin iniciar o Backlog a Hacer

Cómo puedes ver, teniendo toda esta información recopilada en el mismo lugar, ahora te es más sencillo abordar esta tarea.

Es importante que antes de poner una tarea en estado Hacer, tengas toda la información recogida en la tarea. Tienes que pararte a definir tareas.

Piénsalo.

¿Podrías comenzar a trabajar en una tarea si no tienes la imágenes que vas a utilizar preparadas o no has realizado la búsqueda de las webs que vas a necesitar para documentarte?

En el momento en el que tiene ya toda la información recopilada y te sientes a gusto con ello, el momento de poner una tarea del estado Sin iniciar al estado Hacer. Es decir, es el momento en el que sabes que con ello puedes comenzar a trabajar de seguido.

Comenzando a trabajar con tareas bien definidas

Cómo has podido ver un poquito más arriba en la imagen donde te enseñaba cómo organizar toda esta información en una tarea de Notion, es muy sencillo crear una plantilla en esta herramienta para que no te olvides nunca de la información que tienen que tener las tareas de tus proyectos.

En la plantilla Notion que tengo a disposición para ti, además de poder gestionar múltiples proyectos, podrás encontrar que todas las tareas que compongan tus proyectos, estarán ya preparadas para que puedas adjuntar toda la información de la forma que te he explicado en este artículo.

No tienes que comerte la cabeza en cómo colocar la información ya que la plantilla está preparada para que simplemente adjuntes todo el material que necesitarás para abordar la tarea.

¡Nunca definir tareas de forma correcta ha sido tan sencillo!

¿Has visto ya la plantilla? Te dejo a continuación el enlace directo para que puedas ver la plantilla que tengo preparada para ti, para que puedas gestionar todos tus proyectos desde el mismo lugar:


Ahora cuéntame, ¿antes de abordar una tarea te parabas a recopilar toda la información de forma previa? ¿te has encontrado en la situación de haber comenzado un trabajo y después tener que dedicar tiempo en recopilar toda la información para comenzar a trabajar en ella?

Me encantaría saber tu experiencia definiendo tareas, aquí abajo, en comentarios.

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