La importancia de los ESTADOS en la Gestión de Proyectos

La gestión de los estados de un proyecto es ESENCIAL para todo Project Manager o gestor de proyectos.

Y si no eres Project Manager y eres una persona organizada con tus tareas, también.

La gestión de nuestros proyectos y tareas, tanto profesionales como personales, se ha convertido en un must en nuestro día a día. Por ello es de vital importancia el tener un exhaustivo control del estado de todos ellos para que, a golpe de un vistazo, sepamos cómo se encuentran nuestros proyectos y nuestras tareas.

Es importante tener un exhaustivo control del estado de nuestros proyectos y tareas para que, a golpe de un vistazo, sepamos cómo se encuentran. Clic para tuitear

Cuáles son los estados básicos de un proyecto

Todo proyecto (o tareas que componen los proyectos) se debería configurar para que pasase, cómo mínimo, por estos estados:

  • Idea (Backlog). Nos ha surgido una idea de proyecto o bien, definimos una tarea dentro del proyecto. En esta fase recabaremos toda la información necesaria para abordar el trabajo.
  • Hacer (To do). Cuando vamos a comenzar una tarea, la pasamos a este estado. La premisa para que una tarea pase del estado Backlog a este estado es tener toda la información y materiales para realizarla.
  • En progreso. Una tarea pasa a este estado cuando hemos comenzado a realizarla.
  • Hecho. Hemos finalizado la tarea.

Con estos cuatro estados básicos puedes formar un tablero Kanban donde visualmente encontrarás en todo momento una foto del estado actual de tus proyectos.

Herramientas de gestión de proyectos con gestión de estados

No es sorprendente ver como todavía existen organizaciones donde se utiliza una hoja de cálculo o Excel para la gestión de los proyectos y tareas.

Bajo mi punto de vista, la gestión con este tipo de herramientas se queda, en los tiempos que corren hoy día, ya obsoletas.

Por no decir que llega un punto en el que se hace inmanejable.

Actualmente existen ya muchas herramientas en el mercado que te permiten realizar una gestión de proyectos de forma que no te tengas que pelear con una hoja de Excel para «intuir» cómo va un proyecto. En estas herramientas, su base es la creación de un tablero Kanban que te permite ver en todo momento el estado de un proyecto y de las tareas que lo componen.

Ejemplo de herramientas que te facilitan la gestión de estados en tus proyectos son:

Notion y la gestión de estados

Hace unas semanas, Notion lanzó una propiedad que las personas que nos dedicamos a la gestión de proyectos echábamos mucho de menos: la propiedad “status”.

Si bien gestionábamos en Notion los estados con la propiedad “tags”, esta nueva propiedad se puede configurar para que cada uno de los estados estén dentro de una categoría: to do, in progress o complete.

TRUQUITO EXTRA: Si tenías en Notion tus estados configurados como “tags”, dándole a editar propiedad y cambiando el tipo de propiedad de “tags” a “status”, todos los estados que habías configurado previamente como tags en Notion pasan a ser status. Solamente tienes que ordenarlos dentro de las categorías to do, in progress o complete; según corresponda y listo!

gestión de estados en Notion

¿Quieres ir un paso más allá con Notion en la gestión de tus proyectos?

Si quieres comenzar a gestionar tus proyectos como una verdadera gestora de proyectos, recordarte que tengo a la venta a través de Gumroad una plantilla Notion para la Gestión de Proyectos.

La plantilla se compone de:

  • Dashboard general. Desde donde tendrás acceso a todos tus proyectos, proyectos en curso así como al histórico de proyectos finalizados. También en esta vista tendrás de un vistazo todas aquella tareas en las que poner foco en este momento: las tareas en progreso y las que están preparadas para ser abordadas. De forma adicional, tendrás acceso a bibliografía complementaria con artículos relacionados que te ayudarán a profundizar en la Gestión de Proyectos.
  • Proyecto individual. Cada proyecto cuenta con una descripción, una fecha tope, espacio para recopilar documentos, imágenes, urls y demás información del proyecto. Además podrás ver cada proyecto en varias vistas: vista tablero (tablero Kanban), calendario, timeline y lista.

Por aquí te dejo acceso a la plantilla Notion para la Gestión de Proyectos:


Ahora cuéntame, ¿utilizas gestión de estados en tus proyectos y tareas? ¿cómo le venías haciendo hasta ahora? Estaré encantada de leerte en la sección comentarios 😊

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