La metodología Kanban de gestión de proyectos

Con este artículo quiero dar el pistoletazo de salida a hablar sobre los diferentes métodos que existen en la actualidad para la gestión de proyectos. Es una temática que me fascina y creo que hay muchísimo sobre de lo que hablar y debatir.

Por ello, hoy quiero hablarte de una de las metodologías que están más en auge hoy día: la metodología Kanban.

Esta metodología es muy sencilla de implantar, sea de la naturaleza que sea nuestro proyecto: desde un proyecto software o de marketing, hasta proyectos personales como la reforma en nuestra casa.

Se engloba dentro de las llamadas metodologías ágiles y pone foco en cómo terminan las tareas.

Pero… vamos a empezar por el principio…

¿Qué encontrarás aquí?

¿De donde proviene la metodología Kanban?

Aunque parece que la metodología Kanban se ha puesto de moda en los últimos años, la verdad es que su origen proviene de los años 40s.

El sistema fue creado por Taiichi Ohno, un ingeniero y empresario que trabajaba para Toyota en Japón. Su metodología está inspirada en una industria muy diferente a la de la automoción: la de los supermercados y cómo se aprovisionan los estantes.

Taiichi Ohno estaba inspirado en el sistema de producción “Justo a tiempo” (Just in Time, en inglés). Quería que su producción fuera acorde a la demanda de los clientes y no la práctica tradicional “pull” que consistía en fabricar productos e intentar venderlos en el mercado. Es decir, quería darle más valor al cliente y que su producción no se viese afectada en cuanto a gastos.

Si atendemos a su etimología, el término Kanban proviene de dos términos:

KAN, que significa visual.
BAN, que significa tarjeta.

Es decir, tarjetas visuales ya que cada una de las tareas que se engloban dentro de un proyecto las vamos a representar con una tarjeta diferente.

A principios del siglo XXI, la industria del software se dió cuenta de que esta metodología podía suponer un cambio real en la forma en la que producían productos y servicios. No solo servía para la industria automotriz y para el control de stock en los supermercados, sino que podía aplicarse a cualquier tipo de proyecto, fuese de la naturaleza que fuese.

Gestionando un proyecto con Kanban

Tanto si eres Project Manager, emprendedora o bien te dedicas a tus proyectos personales, esta metodología se adapta a cualquiera que sea la naturaleza del proyecto que tenemos entre manos.

Precisamente esta versatilidad ha hecho de Kanban una de las metodologías que más están en auge en estos días, sobre todo por la claridad que nos da de un vistazo del estado del proyecto.

La versatilidad de Kanban ha hecho de ella una de las metodologías que están más en auge estos días, sobre todo por la claridad que nos da de un vistazo del estado de un proyecto. Clic para tuitear

No obstante, para comenzar a gestionar un proyecto con la metodología Kanban, es necesario conocer los básicos que componen el sistema:

Cuáles son los estados por los que pasa tu proyecto. Los estados por los que puedes empezar a utilizar esta metodología son: Idea o Backlog, Hacer, En progreso y Hecho.
Un tablero visual. Este tablero está dividido en columnas y cada una de ellas representa uno de los estados del proyecto.
Tarjeta de ideas o tareas (post-it). Donde encontraremos toda la información de la tarea que se quiere abordar. La tarjeta se encontrará en un estado u otro dentro de nuestro tablero visual.

Los estados en Kanban

Los estados de Kanban son la base de esta metodología. Por tanto, el significado de cada uno de los estados que componen el sistema es esencial para saber donde situar las tareas que hemos desglosado para nuestro proyecto.

Para que puedas comenzar a implementar desde ya esta metodología en todos tus proyectos, a continuación te paso a definir el significado de los estados base:

Idea o Backlog. Nos ha surgido una idea o bien, definimos una tarea dentro del proyecto. En esta fase recabaremos toda la información necesaria para abordar la tarea.
Hacer. Cuando vamos a comenzar una tarea, la pasamos a este estado. La premisa para que una tarea pase del estado Idea o Backlog a este estado es tener toda la información y materiales para realizarla.
En progreso. Una tarea pasa a este estado cuando hemos comenzado a realizarla.
Hecho. Hemos finalizado la tarea.

Bien es cierto que con los cuatro estados anteriores perfectamente puedes abordar cualquier proyecto, pero en mi carrera profesional me he topado con otros dos estados que me parecen interesante explicarte:

Bloqueado. Este estado se utiliza sobre todo cuando te falta información para abordar la tarea y depende de otra persona o bien, cuando esta tarea depende de que otra esté finalizada.
Esperando. Este estado se utiliza sobre todo en equipos de trabajo, cuando una tarea está pendiente de que se revise, se continúe o se finalice por otra personal.

El tablero visual

Una vez que tenemos claros los estados por los que va a pasar cada una de las tareas de tu proyecto, es momento de hacerlo “visual”.

Si trabajas en una organización o bien cuentas con una pizarra en casa puedes utilizar ésta para dibujar tu tablero visual. Dibuja una columna por cada uno de los estados y ya lo tendrás listo.

Por otro lado, si eres cómo yo y te gusta más lo digital, hoy día existen varias herramientas online gratuitas que te permiten configurar tu tablero Kanban en pocos minutos. Contar con un tablero digital tiene la ventaja de que puedes consultarlo en todo momento desde cualquier dispositivo. Solamente tienes que tener conexión a Internet.

Aquí te dejo 3 de las aplicaciones online que más me gustan, donde puedes comenzar a implantar esta metodología desde ahora mismo:

Asana. Mi favorita. Asana te permite configurar tu proyecto, tu tablero y los estados de tu tablero en cuestión de un par de minutos. Uno de los puntos fuertes de Asana es que, además de la vista de tablero, puedes visualizar tu tablero en lista y en calendario. Ideal para tener una visión 360º de todo tu proyecto.
Trello. Trello es una herramienta muy sencilla e intuitiva que también, en cuestión de unos pocos minutos, te permite tener configurado tu tablero visual.
Jira. Esta herramienta está enfocada sobre todo a proyectos de desarrollo software. Es por este motivo que es un poco más compleja que las anteriores opciones. Aún así, es muy completa además de poder generar informes que te ayudan a tener un plus de conocimiento del estado del proyecto en cualquier momento.

Las tarjetas de idea o tareas (post-it)

Cada una de las tareas que vamos a abordar se escriben en un post-it (o tarjeta de ideas). Si has optado por la versión digital, tendrás una caja que simula un post-it.

Esta tarjeta contiene toda la información necesaria para abordar la tarea: descripción, materiales, ficheros adjuntos, fechas objetivo, responsable, dependencias…

Dependiendo del estado en el que esté la tarea, la tarjeta se irá moviendo por el tablero de una columna a otra.

Principios de la metodología Kanban

Si ahondamos más en esta metodología y queremos sacarte todo el partido que nos ofrece, existen una serie de principios que la diferencian del resto de las metodologías ágiles:

100% calidad. Toda tarea que termina en el estado Hecho, está bien hecho. Por ello en Kanban no se premia la rapidez sino la calidad final de las tareas finalizadas. Esto se basa en que muchas veces cuesta más arreglarlo que hacerlo bien a la primera.
Mejora continua. Kanban no es solamente un sistema de gestión de proyectos, sino también un sistema para mejorar el desarrollo de los proyectos según los objetivos que se han fijado. Esto tiene mucho que ver con la filosofía Kaizen de mejora continua.
Flexibilidad. Lo siguiente que se ha de realizar se elige siempre de la columna Idea o Backlog. Por ello es muy sencillo priorizar dependiendo de las necesidades de cada momento.
No se empieza una nueva tarea hasta finalizar al 100% otra. Este principio ayuda a que la persona encargada de abordar una tarea no pierda el foco con varias tareas empezadas a la vez.

Una métrica importante en Kanban: el límite WIP

Cuando llevamos un tiempo trabajando con Kanban y, más aún, si trabajamos con equipos, probablemente quieras optimizar aún más la forma de trabajar con esta metodología.

Una de las formas más sencillas de conseguir esto es estableciendo el límite WIP.

WIP significa Work in Progress y ayuda a poner límites del trabajo en proceso. Es decir, restringe la cantidad máxima de tareas en cada una de las etapas (columnas del tablero).

Vamos a poner un ejemplo: si un equipo está formado por 6 personas, el límite WIP de la columna En progreso no tendría que ser superior a 6. Si supera este límite, significa que hay dos o más tareas que están siendo llevadas a cabo por la misma persona y que ésta, ha perdido el foco en realizar una sola tarea ya que está realizando más de una.

Establecer el límite WIP ayuda a los equipos de trabajo a localizar cuellos de botella en los procesos de trabajo antes de que estos puedan convertirse en bloqueos para el proyecto.

Hasta aquí, te he contado los puntos básicos que necesitas para comenzar a utilizar Kanban como sistema de gestión de tareas. Cómo ves, es un sistema sencillo y muy versátil ya que se adapta a cualquier proyecto, sea de la naturaleza que sea.

Ahora cuéntame. ¿conocías la metodología Kanban para gestionar proyectos? ¿utilizas esta metodología? ¿hay algo que te frene a comenzar a utilizarla? Cuéntame tu experiencia en comentarios 🙂

Fuentes de consulta: