El Project Manager: qué es y cual es su evolución en la actualidad

En el último artículo del blog te contaba que iba a dar un giro al enfoque de Estudio Know Tech. Yo he cambiado y Estudio Know Tech tiene que cambiar conmigo.

Uno de los cambios principales que voy a llevar a cabo (si aún no lo sabes, te invito a que leas el último artículo) es centrarme en la figura del Project Manager.

Por si no lo sabías, mi profesión en mi trabajo por cuenta ajena es precisamente esa, Project Manager y quiero traerte contenido útil que te pueda servir en tu día a día como emprendedora.

Pero primero de todo, vamos a resolver una duda que quizás te esté rondando por la cabeza: ¿qué es un Project Manager y cuáles son sus funciones?

En este artículo quiero ahondar en estas dos cuestiones e ir un paso más allá. Para ser un buen Project Manager además hay que forjar una mentalidad que te permita enfrentarte a tu día a día. Porque va a haber días buenos y malos y tener un mindset fuerte, con buenas raíces, ayuda a poder hacer frente a todas las adversidades que se puedan dar.

Así que, tanto si es la primera vez que oyes hablar de este término, cómo si te estás planteando contratar a un Project Manager para tu proyecto, como si se te está pasando por la cabeza formarte para llegar a serlo algún día, este es tu artículo.

¡Comenzamos!

¿Qué es un Project Manager?

Quizás, si te hablo de Project Manager, el término es nuevo para ti. Pero, ¿y si te hablo de Jefe de Proyecto? Seguro que este término te es más familiar.

Un Project Manager es una persona muy cercana a la Dirección que se encarga de gestionar y conectar todas las piezas de un proyecto para que este salga adelante.

Podemos hablar de proyectos grandes, como por ejemplo la creación de una nueva web; o de proyectos más pequeños, como el lanzamiento de un infoproducto.

Sea el tipo de proyecto que sea, la figura del Project Manager es indispensable ya que tiene una visión global de los engranajes que van a hacer posible que el proyecto salga adelante. Es decir, gestiona los recursos, los plazos, diseña las tareas e implementa las soluciones para que el proyecto llegue a buen puerto.

La figura del Project Manager es indispensable ya que tiene una visión global de los engranajes que van a hacer posible que el proyecto salga adelante. Clic para tuitear

¿Cuáles son sus principales funciones?

Las funciones de una Project Manager son diversas y son las siguientes:

  1. Define y presenta el proyecto que va a abordar. El Project Manager está desde el principio del proyecto y presenta las etapas y plazos que va a tener este a los clientes o a los usuarios finales. Además, sirve de intermediario entre el equipo de trabajo que va a ejecutar las tareas y los clientes finales.
  2. Establece objetivos. Es la persona que define de forma clara los objetivos del proyecto y le da sentido. Hay ocasiones que los objetivos van a venir marcados y van a ser claros. No obstante, en otras ocasiones estos objetivos no están tan claros desde el principio y hay que trabajar en dejarlos bien definidos.
  3. Planifica. El Project Manager aterriza el proyecto sobre una planificación donde se establecen responsables, tiempos, costes, recursos… Esta planificación hay que realizarla concienzudamente ya que es la que va a servir de guía durante todo el proyecto.
  4. Supervisa las tareas. Es la principal función del Project Manager. Aunque haya tareas que delegue a terceros, permanecer al tanto de que las tareas delegadas se desarrollan en tiempo y forma va a ser la clave para el éxito o el fracaso del proyecto.
  5. Implementa cambios o soluciones. También esta figura es la encargada de decidir qué cambios se abordan y en qué fase del proyecto se ejecuta. Decidirá si un proyecto se ha de parar por un cambio o bien se aborda en otro momento del mismo.

¿Qué cualidades ha de tener un Project Manager?

Es cierto que tener conocimiento técnico le trae al Project Manager grandísimas ventajas ya que le permite conocer con antelación muchos de riesgos que pueden presentarse en el proyecto.

No obstante, hay una serie de habilidades que todo Project Manager ha de cultivar a lo largo de su profesión, ya que es la propia experiencia la que va nutriendo a la personas con estas cualidades.

  1. Liderazgo. El liderazgo es la cualidad fundamental que todo Project Manager ha de cultivar. Es la piedra angular para que todo el equipo se sienta integrado en el proyecto, tenga como base una figura que transmita los valores y sirva de motivación durante el proyecto.
  2. Trabajo en equipo. El Project Manager interactúa con muchos niveles jerárquicos y con figuras dentro del equipo con diversas disciplinas. Por ello es indispensable saber trabajar en equipo para poder comunicar los objetivos y directrices necesarias para la buena consecución del proyecto.
  3. Conocimiento del mercado. Es labor del Project Manager saber las tendencias y novedades del mercado y conocer si el proyecto propuesto tiene cabida dentro del ámbito en el que se va a lanzar.
  4. Organización. Gran parte del tiempo, el Project Manager tiene que organizar, organizar y organizar. Esta figura organiza todo el trabajo y a todos los intervinientes del proyecto para que se cumpla con los plazos establecidos.
  5. Orientación a objetivos. Dentro de un proyecto, siempre surgen imprevistos. El Project Manager gestiona estos imprevistos y orienta los trabajos para cumplir con los objetivos marcados.
  6. Comunicación. Una de las cualidades clave de cualquier Project Manager es ser un buen comunicador. Ha de ser capaz de comunicar a todos los integrantes del proyecto las necesidades y que cada uno tenga claro su papel dentro de él.
  7. Detallista y atento. La calidad es un must que todo Project Manager ha de tener presente. Es más, bajo mi punto de vista creo que cumplir con los estándares de calidad requeridos es responsabilidad de esta figura. 
  8. Gestión de conflictos. Como en cualquier relación interpersonal, en un proyecto también pueden surgir conflictos. Es muy importante que el Project Manager sepa mediar, ayudando a resolver cualquier conflicto y propiciando un buen clima de trabajo.
  9. Saber delegar. Todo gestor de proyectos conoce sus límites y ha de asumir que no puede abarcar todo el control. Por ello, es importante saber delegar y confiar en las personas en las que delega, respetando las funciones que realiza y motivándolos en su trabajo.

Cuidando la mentalidad

Mucho se habla de las cualidades y funciones que ha de tener todo Project Manager, pero poco se habla de la mentalidad que ha tiene que cultivar.

Tan importante son las cualidades y funciones cómo forjar un buen mindset que nos permita hacer frente a los días buenos y malos.

Si tuviera que quedarme con 5 aspectos de mentalidad que he tenido que desarrollar durante mi profesión de Project Manager, destacaría las siguientes:

  • Proactividad. Trabajar la proactividad es clave, no solo para la consecución de cualquier proyecto, sino también como actitud frente a cualquier adversidad que se pueda presentar.
  • Resiliencia. Desarrollar la resiliencia es uno de los aspectos más importantes que debe desarrollar todo Project Manager. La resiliencia es la capacidad de recuperarse de situaciones límites, de cambios bruscos en nuestro camino y seguir mirando hacia el futuro. Si ahondamos un poco más en las personas resilientes, éstas se apoyan en las adversidades vividas para sobreponerse y crecer con el aprendizaje que le ha dejado la situación.
  • Ganar-Ganar. Tener una mentalidad de Ganar-Ganar significa que si tu ganas con tu proyecto, yo también gano. Una mentalidad Ganar-Perder o Perder-Ganar encamina a todo proyecto al fracaso. En cambio una mentalidad donde siempre se busque lo mejor para el proyecto, para el jefe del negocio y para el Project Manager, irremediablemente va a encaminar al proyecto hacia buen puerto.
  • Aprendizaje continuo. Un Project Manager está en constante aprendizaje. Desde nuevas metodologías de trabajo hasta nuevas formas de organizar y planificar su trabajo. También hace de la lectura su mayor aliado ya que le permite ampliar sus horizontes y abrir la mente a nuevas ideas.
  • Autocuidado. La gestión de las emociones, del descanso y del tiempo que invertimos en nosotros mismos es algo sagrado que debemos cuidar como si del más preciado tesoro se tratase. Tener una rutina diaria donde guardemos un rato para nosotros mismos y exploremos formas de conectar con nosotros, nuestra espiritualidad… en definitiva, si nosotros no nos cuidamos no podemos cuidar a nuestros proyectos.
Forjar una mentalidad sólida es básico para cualquier Project Manager. La proactividad, la resiliencia, el aprendizaje continuo, una mentalidad ganar-ganar y el autocuidado son BÁSICOS. Clic para tuitear

La evolución de la figura del Project Manager en la actualidad

Por último, me gustaría hablar en este artículo de la evolución natural que está teniendo el Jefe de Proyecto o Project Manager.

Porque cómo ya te habrás dado cuenta, esta figura siempre ha estado presente desde hace mucho tiempo en la mayoría de los proyectos, pero como muchas de las profesiones de hoy día, también está evolucionando hacia otras formas de trabajar y otras figuras relacionadas con modelos de negocio emergentes.

El Project Manager y el teletrabajo

En primer lugar, me gustaría mencionar la figura del Project Manager con el teletrabajo. Muchos Jefes de Proyecto, ya ejercían su trabajo de forma más o menos remota, comunicándose a través de correo electrónico o bien a través de alguna de las herramientas de Gestión de Proyectos existente en el mercado. No obstante, debido a la crisis del coronavirus, los Project Manager hemos aprendido a gestionar de forma remota todas y cada una de las ramas que intervienen en un proyecto. No solamente gestionar las tareas que han de abordar los diferentes equipos que van a ejecutar las tareas, sino gestionar también la comunicación y expectativas de los usuarios finales.

El Project Manager Digital

En segundo lugar, y debido a la proliferación de los negocios 100% digitales, el Project Manager tradicional está evolucionando hacia la figura del Project Manager Digital. Las cualidades y funciones que ha de tener esta persona son las mismas que las que hemos visto más arriba pero la diferencia es que gestionan proyectos 100% digitales. Esto conlleva también gestionar equipos de trabajo 100% remotos.

El Online Business Manager

Por último, y no por ello menos importante, existe otra figura de la que todavía no se está hablando mucho pero estoy segura de que se va a comenzar a hablar mucho de ella y es la de Online Business Manager. Esta figura tiene una visión global de toda la empresa y hace que todas las patas de ésta funcionen correctamente. El Online Business Manager es una figura 100% digital. Ha nacido ya en la era digital y el servicio que presta es totalmente virtual.

Bien es cierto que, en ocasiones, existe una línea muy delgada entre el Project Manager Digital y el Online Business Manager; pero la diferencia principal es que el primero se centra en un proyecto concreto y el segundo se centra en tener una visión global de la empresa.


Y hasta aquí la presentación de lo que es una Project Manager, las cualidades que ha de tener y sus funciones.

Puedes hacerte una idea de lo importante que es esta figura para cualquier negocio, sobre todo, para liberar de trabajo a la cabeza pensante de una empresa. Al aportar una visión global del proyecto, el Project Manager se convierte en una persona clave en cualquier proyecto.

¿Conocías esta figura? ¿Sabías todo lo que podía hacer por ti? Cuéntamelo y si tienes alguna duda, te espero en los comentarios.

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