Hace unos días publiqué en stories de Instagram una historia donde te contaba que los domingos, además de planificar mi semana, me dedicaba a gestionar la bandeja de entrada del correo electrónico para que quedase vacía.
Te hablaba de tres pasos rápidos que llevaba a cabo para gestionar el correo y te hice una pregunta muy inocente donde te preguntaba si querías que te contase más en detalle cómo gestionaba mi correo electrónico.
La respuesta a esta pregunta fue brutal. Habían contestado al sticker más personas que nunca y el resultado fue un aplastante 95% a favor de que os explicase con más detalle cómo lidiaba con la bandeja de entrada.
Así que ni corta ni perezosa, me he puesto manos a la obra para darte las claves para que te conviertas en una domadora del correo electrónico.
No te hago esperar más… ¡comenzamos!
¿Qué encontrarás aquí?
El correo electrónico, ese “monstruo” que nadie ve venir
Existe una frase que se ha convertido en un mantra para mi: la bandeja de entrada del correo electrónico es un monstruo que se alimenta de los emails que no gestionamos adecuadamente.
La bandeja de entrada del correo electrónico es un monstruo que se alimenta de los emails que no gestionamos adecuadamente. Clic para tuitearDe esto me di cuenta cuando, hace más o menos unos cuatro años, decidí poner orden a mi correo electrónico personal.
Hasta aquel entonces utilizaba el correo electrónico apenas para recibir un par de newsletters y alguna que otra comunicación de vez en cuando.
Apenas tenía un par de carpetas (etiquetas, en gmail) para organizar algunos correos de mi época universitaria y de algún curso que había realizado. El resto de correos se iban quedando todos en la bandeja de entrada.
He de decir que siempre he sido una persona organizada pero nunca le había dado importancia a organizar el correo electrónico… hasta que me independicé.
Cuando me independicé, mi correo electrónico empezó a figurar en bastantes compañías que se servían de él para mandarme facturas, realizar comunicados… entonces me ví en la necesidad de poner orden en la bandeja del email ya que me comenzaron a llegar correos que sí quería tener gestionados de una forma más organizada.
El momento en el que me senté delante del ordenador para comenzar a organizar mi correo electrónico, jamás la olvidaré: tenía más de 2.500 emails en la bandeja leídos y sin leer, de publicidad, correos relevantes… No me lo podía creer…
Fui consciente de que organizar de forma adecuada el correo electrónico no iba a ser cuestión de una tarde así que lo primero que hice fue mentalizarme de que me iba a llevar tiempo.
Pero lo que tuve claro desde ese momento es que, una vez hecha la limpieza de la bandeja de entrada, debía mantener ese orden para que el monstruo no volviese a crecer.
El otro “monstruo”: el correo electrónico laboral
Mientras organizaba mi correo electrónico personal me di cuenta de que con el correo electrónico laboral sí que estaba llevando una organización que me permitía tener el correo bajo control. Es decir, en mi trabajo como Project Manager sí que me había cuidado de tener el email organizado.
No obstante, encontré un patrón que me estaba comenzando a preocupar porque hacía que hubiese días que me encontrase la bandeja de entrada del trabajo con más de 100 correos electrónicos. Este patrón era que cuando hablábamos de alguna tarea concreta de algún proyecto teníamos hilos e hilos e hilos de correos yendo y viniendo sobre el mismo tema.
Este problema lo solventamos integrando todas las comunicaciones acerca de esas tareas con un software de gestión de proyectos. Más adelante te hablaré en otro artículo sobre diversas herramientas de gestión de proyectos que te van a ayudar a llevar una mejor gestión de las tareas y, dicho sea de paso, vas a evitar mil vaivenes de correos electrónicos.
Desde el primer momento que comenzamos a utilizar una herramienta de gestión de proyectos, los correos electrónicos que entraban en mi inbox laboral se redujo radicalmente dos tercios.
No está mal, ¿no?
Los 4 pasos indispensables para gestionar tu correo electrónico y mantenerlo a raya
Pero vamos a empezar poco a poco.
Si es la primera vez que vas a poner orden dentro de tu bandeja de entrada o bien, lo has intentado en varias ocasiones, pero al cabo del tiempo ha vuelto a crecer cómo el monstruo que es, tenemos que empezar forjando unas bases sólidas en el sistema para gestionar nuestro correo electrónico.
Forjar unas bases sólidas en el sistema para gestionar nuestro correo electrónico es indispensable para que "el monstruo" no se descontrole. Clic para tuitearEl asentar estas bases, si es la primera vez que te vas a poner al frente de tu correo electrónico, quizás te lleve unos días.
Una vez asentados los cimientos de nuestro sistema, aplicaremos estos pasos semana a semana. Sobre esto te hablaré largo y tendido en el último punto del artículo.
1. Manda a la papelera los correos que no te interesan
El primer paso es, directamente, mandar a la papelera (eliminar) todos aquellos correos que no te interesan.
Puedes empezar por aquellos correos que se han quedado rezagados de ofertas o eventos que caducaron hace meses. Estoy segura de que sólo con eso ya vas descartar muchísimos correos.
Luego puedes continuar con emails que no te interesan o que te interesaron en su momento y ya te han dejado de llamar la atención.
Probablemente, en el proceso de eliminación te des cuenta de que hay correos de newsletters y suscripciones que ya no te interesa recibir. Esto lo veremos en detalle a continuación, pero puedes aprovechar este paso para Darte de baja de todas aquellas suscripciones de las que ya no quieres recibir correos.
Puede que este paso lo hayas intercalado con el anterior, y es el de revisar todas aquellas suscripciones a newsletters en las que estás dada de alta.
Normalmente las suscripciones suelen ser a tiendas, otros blogs, diversos softwares…
Revisa todos y cada uno de los servicios de los que recibes correos electrónicos y hazte la siguiente pregunta: ¿los emails que me envía X me aporta algo a día de hoy?
A mi me ha pasado que cuando me adentré en el mundo de los negocios digitales, me inscribí a cientos de newsletters.
Y cuando digo cientos, son cientos.
Todos los días tenía en mi bandeja de entrada en torno a unos 25 emails de newsletters.
En todos se compartía información valor, pero llegó un momento que no me daba la vida para leer al ritmo que recibía correos.
Fue entonces que decidí que tenía que ser más selectiva con la información que quería que me llegase al correo electrónico a través de newsletters.
Puede que en este punto te cuestiones… ¿y si me pierdo algo interesante que X tenga que decirme?
Desde hace un tiempo soy de la opinión de que, si cierta información no te llega en un momento es porque realmente no te hace falta.
Hoy día el acceso a la información es prácticamente ilimitado y cualquier cosa que necesites lo vas a poder encontrar a golpe de click.
3. Archiva todos aquellos correos que sean relevantes para ti
Llegados a este punto, es más que probable que lo que tienes en tu bandeja de entrada ya son emails que requieren de un tratamiento especial:
- Es información personal que necesitas guardar y archivar de forma ordenada: facturas, documentación relevante, compras…
- Son correos informativos que contienen información que quieres mantener y no quieres perder.
Para archivar de forma ordenada estos correos, yo te recomiendo que crees tu propio sistema de archivo de emails. En Gmail de Google, se hace con las etiquetas; pero por ejemplo, en Outlook de Microsoft se hace con carpetas.
Sea de la forma que sea es de vital importancia para la gestión del correo electrónico, crear un sistema que nos permita acceder a la información que hemos archivado de una forma sencilla y que cualquier email que necesitemos buscar podamos encontrarlo con rapidez.
4. Introduce en tu sistema de tareas aquellos correos que requieren de ti más tiempo
Por último, seguramente te has topado con algunos correos electrónicos que necesitas leer con más detenimiento.
Quizás sea algún email que te redirige a algún artículo de un blog que quieres leer con tranquilidad para tomar notas. O simplemente, que necesitas procesarlo más en profundidad.
Estos correos normalmente llevan más tiempo de gestión y lo que te recomiendo es que los incluyas dentro de tu sistema de tareas cómo una tarea más a realizar.
Establece un hueco en tu agenda para llevar a cabo la tarea de procesar este email. Una vez que lo hayas leído, decides qué hacer con él: o lo eliminas o lo archivas.
Este paso es muy importante de realizar ya que, sin darnos cuenta, podemos vernos envueltos en el bucle de estar leyendo emails y no terminar de gestionar nuestra larga bandeja de entrada.
Es mejor incluir este correo electrónico en nuestro sistema de organización y procesarlo posteriormente.
Ya tengo mi bandeja de entrada limpia, ¿y ahora qué?
Te sientas frente al ordenador y estás disfrutando de la satisfacción de ver tu bandeja de entrada limpia. Sin correos.
Te invade una sensación de orden hacia tu email que hacía mucho que no sentías.
De repente, te surge una duda… ¿cómo hago para mantener este orden en mi correo electrónico?
Para ello te voy a dar tres últimas claves que van a hacer que seas una PRO al gestionar tu correo electrónico, cómo la verdadera domadora del correo electrónico en la que te has convertido.
CLAVE 1. La regla de los 2 minutos
Seguro que esta regla la has escuchado en muchos contextos y no iba a ser menos para la gestión del correo electrónico.
Si tienes que contestar a un correo electrónico y esto te va a llevar menos de 2 minutos, ¡contéstalo!
Vas a tardar menos en contestar al email que en pensar qué tienes que hacer con él.
Si la contestación conlleva un análisis y una reflexión más detallada, crea una tarea e inclúyelo en tu sistema de tareas cómo hemos visto en el punto 4.
CLAVE 2. “Intenta” gestionar los correos electrónicos en el momento en el que los marcas como leídos
¿Esto qué significa?
Significa que cuando abras un correo electrónico decidas qué hacer con él:
- Lo eliminas
- Si tardas menos de 2 minutos, lo contestas
- Lo archivas
- O lo mandas a tu sistema de organización
Cómo ves, pongo la palabra “intenta” entre comillas porque soy consciente de que hacer esto con todos y cada uno de los correos electrónicos que te van a entrar en tu bandeja de entrada es complicado.
Es probable que con algunos lo pueda hacer pero luego, el día a día, no te va a permitir cumplir con ello. Oye, que si lo consigues… ¡Felicidades! 🙂
De verdad, si lo consigues, me encantaría saber cómo lo has hecho porque yo aún no he sido capaz de pasar de una semana a otra con el inbox a cero.
No obstante, sabiendo que en esta clave podemos caer, con la clave 3 que te presento a continuación ya no hay excusa.
CLAVE 3. Agenda un rato todas las semanas para dejar la bandeja de entrada a cero
Indispensable e imprescindible.
Agendar todas las semanas un rato para dejar la bandeja de entrada a cero es clave para mantener el monstruo a raya.
A mi este paso me ha marcado un antes y un después en la gestión del correo electrónico.
Todas las semanas, los domingos, junto a mi ritual de planificación semanal, agendo un rato a dejar la bandeja de entrada a cero.
Todos los emails que se han quedado rezagados y que no he podido gestionar cómo te explicaba en la clave 2, los gestiono durante este rato.
Esto no te va a llevar más de 30 minutos y créeme, cerrar todas las semanas dejando la bandeja de entrada a cero y preparada para la semana que entra, es una sensación indescriptible.
Cómo todo en esta vida, de nada sirve leer y no aplicar lo que hemos aprendido. Te animo a que intentes domar a ese monstruito llamado correo electrónico y que me cuentes cómo te ha ido.
¿Qué te ha parecido esta forma de gestionar el correo electrónico? ¿Crees que se podría optimizar algún paso? ¿Tú lo gestionas de otra manera? Me encantará leerte en comentarios 🙂
