Organizarse con Notion: la herramienta DEFINITIVA para organizar tu negocio y tus proyectos

Siempre he sido de probar mil y una herramientas. Siempre con el afán de encontrar esa herramienta que me permitiese tener mi vida organizada y con un ligero control (digo ligero porque siempre hay imprevistos).

De vez en cuando me metía en el store de mi smartphone para ver si hay alguna aplicación nueva que me ayude en esta labor.

Y, cada mes más o menos, siempre realizaba alguna búsqueda en Google para ver si alguien me descubría alguna nueva herramienta, hablándome de ella.

No te miento si te digo que he probado cerca de 30 herramientas para gestionar mi vida, mis proyectos, organizar mi negocio y las mil y una ideas que siempre tengo en la cabeza.

Con algunas, empezaba muy ilusionada.

Ideaba incluso procesos con algunas herramientas que, durante un periodo de tiempo me ayudaron siempre a tener las cosas bajo control… pero al cabo de los meses, siempre les encontraba alguna deficiencia que me hacían buscar una nueva herramienta que cubriera esas cosas que le faltaban a la anterior.

Así estuve varios años, saltando de herramienta en herramienta…

Hasta que descubrí, la que ha sido para mi, la herramienta DEFINITIVA para organizarse: Notion.

Este artículo quiero que sea el inicio de una serie de artículos donde te quiero enseñar cómo utilizar Notion para gestionar tus proyectos y organizar tu negocio.

Es el inicio de un proyecto nuevo…

Cuándo Notion captó mi atención

Aún me acuerdo de cuando me llamó por primera vez la atención Notion.

Hará más o menos 2 años y medio, allá por la primavera de 2019.

Le vi el icono de la aplicación a una compañera de mi trabajo corporativo y el cubo blanco con la «N» captó mi atención.

Busqué qué aplicación era porque yo sabía que mi compañera era también muy organizada e intuía que esa aplicación podría estar relacionada con la productividad y la organización 😏

Y quién busca, halla: efectivamente vi que era una aplicación que te permitía tener TODA tu vida organizada en el mismo lugar.

¿Había encontrado la herramienta definitiva después de probar mil y una herramientas?

Notion no me enamoró a la primera

Pues no.

En ese momento no encontré en Notion la herramienta definitiva para organizarme 😅

Sí, entré en la web y me abrí una cuenta. Estuve trasteando y explorando toda la aplicación y, la verdad, me gustó lo que ví.

Pero me di de bruces en ese momento con dos stoppers:

  1. La página en blanco. Bien es cierto que cuando te enfrentas por primera vez a una página en blanco de Notion, te puede abrumar… Y en aquel entonces yo sentí bloqueo al encontrarme en esa inmensidad de la página en blanco… Pero ahora sé que esto tiene fácil solución: usar templates o plantillas 😏
  2. Cuando descubrí Notion, la versión gratuita te permitía tener, como mucho, 1.500 bloques de contenido. Sabiendo lo que es un bloque en Notion, rápido me di cuenta de que esto se me iba a quedar corto. Quería algo que fuese mi segundo cerebro 🧠

Así que, sobre todo por este último punto, en ese momento no decidí investigar más la herramienta Notion…

Hasta que decidieron que para la versión gratuita de Notion, los bloques de contenido serían ilimitados 😍

El momento en el que Notion se quedó en mi vida

Cuando abrieron la versión gratuita con bloques ilimitados, TODO cambió.

Y cuando digo todo, me refiero a TODO.

Al principio empecé por organizar mis tareas personales y comencé a testear para ver cómo me iba utilizando esta herramienta.

Las palabras con la que defino cómo me sentía era FLUIR, ORGANIZACIÓN y ESTRUCTURA.

Fluir, Organización y Estructura son las palabras con las que defino cómo me siento al utilizar Notion. Clic para tuitear

Luego empecé a anotar más cosas: seguimiento de mis entrevistas de trabajo, historiales médicos, historiales de lectura, historiales de las visitas al veterinario de Duna y Harry (mis dos gatetes), lista de lugares que quiero visitar…

Es decir, migré todo lo que tenía disperso en mil herramientas y aplicaciones para tenerlo todo en un mismo sitio.

Y ya el click final vino cuando empecé a migrar todo lo relacionado con mi emprendimiento, Estudio Know Tech, a esta herramienta.

Esto SÍ que marcó un antes y un después.

¿Por qué organizarse con Notion?

Por fin tenía toda la información que tenía en excels, documentos words, links en la barra de marcadores, links de diversas aplicaciones…. en definitiva, tenía todo organizado y ordenado en un mismo lugar, accesible a un golpe de click.

Para una persona como yo, Project Manager, que le fascina la organización de negocios y la gestión de proyectos, esto era (y es) la panacea de la organización.

Además, trabajando por cuenta ajena y teniendo poco tiempo para dedicarle a mi proyecto emprendedor, necesito tener toda la información accesible y a solo un click para no perderme entre archivos y carpetas.

Notion para mi se ha convertido en un segundo cerebro que me permite tener un archivo de información que no quiero olvidar al alcance de mi mano y, sobre todo, accesible y que puedo consultar en cualquier momento.

organización con notion
Mis cuatro pilares principales en Notion

¿Por qué gestionar tus proyectos y organizar tu negocio con Notion?

Hasta el momento de conocer Notion, yo gestionaba mis proyectos y los de mis clientas en otras aplicaciones de gestión de proyectos.

Y me iba bien. Es decir, nunca tuve ni tendré nada en contra de ellas.

Pero el paso lógico que tuve que dar con Notion fue pivotar a volcar en esta herramienta los proyectos relacionados con Estudio Know Tech: organicé la columna vertebral de mi negocio creando una estructura que me permite tener todo ordenado, organizado y me ayuda a poner foco en lo que es realmente importante en cada uno de los momentos.

Con Notion organicé la columna vertebral de mi negocio, creando una estructura que me permite tener todo organizado y a poner foco en lo que realmente es importante en cada uno de los momentos. Clic para tuitear

Organizarse con Notion tiene varias ventajas que te enumero a continuación:

  • Está disponible desde cualquier dispositivo. Tienes todos los proyectos disponibles en tu ordenador o en tu smartphone, siempre que tengas una conexión a Internet.
  • Diferentes vistas. Cambiar a vista calendario, lista de tareas o vista tablero Kanban según las necesidades del proyecto.
  • Adjuntar archivos de forma ilimitada. Tener en un mismo lugar todos los archivos que necesitas para llevar a cabo una tarea.
  • Recordatorios y tareas recurrentes. Poder configurar recordatorios y tareas recurrentes para no olvidar realizar ninguna tarea ni fechas límite.
  • Trabajar de forma colaborativa. Con otros colaboradores o clientes. Que todo el equipo esté siempre al día del estado del proyecto.

Mi nuevo proyecto con el que te quiero enseñar todo el potencial de Notion

Ya son varias las personas que han visto la organización de mi negocio en Notion y me han dicho, literalmente, que habría mucha gente que daría lo que fuera por tener su negocio tan organizado y estructurado como lo tengo yo…

Y por una frase como esta, se plantó en mi una semilla que en las últimas semanas ha ido creciendo 🌱

Comencé a pensar y a darle vueltas a la cabeza de cómo podía traer a mi comunidad y a ti, mujer emprendedora, los grandísimos beneficios de trabajar y organizarse con Notion.

¡Y aquí está la respuesta!

Es una respuesta que se va a dividir en tres:

the notion project
  1. Como experta en gestión de proyectos y organización de negocios, a través de este blog y de mi cuenta de Instagramcompartiré contigo cómo Notion ha cambiado el concepto de organización en mi negocio y la gestión de mis proyectos, tips y plantillas para que tú también la utilices en tu propio negocio.
  2. He creado un nuevo proyecto en InstagramThe Notion Project, donde te compartiré trucos, tips, historias, plantillas y mucho más para que aprendas a crear ese segundo cerebro con Notion y te ayude a organizar tu vida de igual forma que lo ha hecho conmigo. Es decir, este nuevo proyecto ya no está tan enfocado al nivel profesional, sino también al personal.

Y por último, y no por ello menos importante, te comparto a continuación la web donde iré colgando todas las plantillas que vaya creando, tanto para gestionar tus proyectos, como organizar tu negocio así como otras plantillas a nivel personal que vaya creando:


Porque SÍ, a día de hoy puedo decir que Notion es mi herramienta definitiva de organización… de TODA mi organización 😍

Ahora cuéntame, ¿conoces la herramienta Notion? ¿de qué formas la utilizas tú? ¿crees que organizarse con Notion tiene más ventajas que desventajas? Me encantaría leerte en abajo, en comentarios 🙂

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4 comentarios en «Organizarse con Notion: la herramienta DEFINITIVA para organizar tu negocio y tus proyectos»

  1. Hola hermosa. GRACIAS por compartir tu aprendizaje con todos y no limitarte a obtener ganancias económicas siempre, Gracias es un placer leerte.

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    • Gracias por tus palabras Alejandra.
      En la vida del emprendimiento, al final hay que encontrar el equilibrio entre lo que ofrecemos de forma gratuita, aportando valor; y las ganancias que el proyectos necesita para que siga avanzando.
      Un abrazo.

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  2. Cristina, que te puedo decir! Super post y súper nuevo proyecto. La ilusión cuenta pero todo lo que nos va a ayudar cuenta mucho más!! Gracias y te sigo por instagram! Deseando verlo todo 😊

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    • Gracias Isa! Qué decirte que no sepas ya… Has sido semilla para este nuevo proyecto y, sobretodo, me has ayudado a poner orden a todas mis ideas para que pudiese, de repente, hacer click y que encajase todo 🙂 Un placer tenerte en este camino 🙂

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